Op 27 juni vond de tweede kennisbijeenkomst van het Kenniscentrum Events in 2019 plaats. Ondanks de vele vragen die we als Kenniscentrum Events krijgen over het organiseren van evenementen in de natuur was de opkomst minimaal. Desondanks zorgde dat voor een goede bijeenkomst. Bianca, Jan en Albert namens ons mee en gaven ons mooie inzichten, inspiratie en tips mee.
Nature Game – De koets van Kibbelhoek
Bianca Grote Beverborg nam ons mee in het ontstaan van de Nature Game, welke in Drenthe is ontwikkeld (vanuit een leader subsidie) naar voorbeeld van de Nature Game op de Veluwe. De Nature Game is een sprookje, het is een tabletgame dat zich afspeelt in de prachtige natuur van een Nationaal Park in Nederland. Het verhaal is uniek en alleen op deze plek te beleven.
De ontwikkeling van het spel heeft heel wat voeten in de aarde gehad. De keuze van de locatie, het schrijven van het verhaal, vrijwilligers werven als acteurs en figuranten, de 3D-opnames en uiteraard ook het regelen van de financiën en de exploitatie.
De keuze van de locatie waar dit spel zich zou gaan afspelen was een uitdaging. De plek moest toegankelijk zijn voor publiek, historie en een gelaagdheid in de natuur hebben en uiteraard de medewerking van de natuur beherende organisaties was een vereiste. Dat laatste ging goed doordat de samenwerking op tijd is opgezocht en in goed overleg is gekeken wat er wel en niet kon. Daarbij zag Staatsbosbeheer dit als een hele mooie kans om kinderen via dit spel veel te leren over de natuur. Hans Kruk (boswachter) heeft een prominente rol in de Game.
Het hele proces van de ontwikkeling van deze game is gedeeld via social media. Op deze manier is er interesse gewekt bij partners en publiek. Voor het bezoek met potentiële financiers aan de Veluwe waar het spel is gespeeld, bleek een doorbraak. Vanaf dat moment was het voor iedereen duidelijk dat dit spel ook in Drenthe moest komen. De natuur en historie zijn hier zijn samengebracht en in een hip jasje gestoken waarin kinderen met hun ouders verleid worden om te bewegen in de natuur!
Vanuit retail naar outstore events naar outdoor events
Jan Schutrups inspireerde met zijn wijze van ondernemerschap. Vanuit zijn schoenenzaak in Exloo heeft hij een schat aan instore, outstore en outdoor events ontwikkeld. Ja, omdat hij het leuk vindt maar ook om zijn schoenenzaak te activeren voor een breed publiek.
Hij organiseert 3x een attentiewaarde voor zijn bedrijf, namelijk voor, tijdens en na het evenement.
Evenementen die door Jan en zijn team worden georganiseerd zijn:
Een aantal (levens)lessen van Jan:
- Als je teveel weet kan dit belemmerend werken
- Sta altijd open voor opmerkingen/tips hoe het wel moet
- Luister naar wat wel kan
- Wees niet eigenwijs
- Luister naar de boswachter
- Verzorg je vrijwilligers goed
- Schrijf verenigingen aan die mogelijk willen helpen in ruil voor verdiensten voor de clubkas
Albert Broekman – Staatsbosbeheer
Het recreatieve gebruik van Staatsbosbeheer gebieden
Staatsbosbeheer beheert het groene erfgoed van Nederland; 273.000 ha natuur die we beschermen, die je kunt beleven en die we samen met en voor anderen duurzaam benutten. Staatsbosbeheer is een groen nutsbedrijf. Hun wettelijke taak is het beheren en duurzaam tot maatschappelijke nut brengen van de toevertrouwde terreinen.
De vraag hoe de natuur te gebruiken voor evenementen is steeds vaker aan de orde.
Staatsbosbeheer probeert zo flexibel mogelijk hierin te opereren maar houdt hierin rekening met het beschermen, benutten en beleven van de verschillende functies van de natuur. In gebieden waar beleven voorop staat hanteert Staatbosbeheer in principe de stelregel: ja, mits… Als er mitsen zijn wordt er samen gekeken naar oplossingen. Op dit moment wordt een visie op ‘beleven’ ontwikkeld. Zodra die gereed is wordt dit gedeeld. Co-creatie wordt toegejuicht, juist om vraaggerichte producten samen te ontwikkelen. Waar het omslagpunt voor aantal deelnemers voor evenementen in de natuur ligt is nog geen goed antwoord op te geven. Hier gaat Staatsbosbeheer begin volgend jaar mee aan de slag.
Tips voor organisatoren:
- Er komen vlekkenkaarten waarop te zien is welke natuurgebieden een beschermd karakter hebben en welke een belevend karakter hebben. Op deze manier kan je op voorhand zien of er mogelijkheden liggen.
- Van half maar tot half augustus mag een stuk minder in de natuur worden georganiseerd in verband met het broedseizoen. Hier kan je als organisator op voorhand op anticiperen.
- Ook in het Beekdal gelden strengere regels dan in het bos.
- Als je contact met Staatbosbeheer zoekt neem dan contact op met de boswachter publiek van het gebied waar je je evenement wilt organiseren. Na contact zal deze boswachter je verder in contact brengen met andere boswachters (ecologie, beheer).
- Wanneer je voor je evenement met meerdere gebieden te maken hebt, neem je contact op met de boswachter publiek waar het evenement start en stopt. Zij verzorgen de verbinding met de andere boswachters in de andere gebieden.
- Bij echt ingewikkelde vraagstukken kan Albert Broekman zelf ingeschakeld worden.
- Zorg dat je alle eigenaren benadert. Niet alle natuur is van Staatsbosbeheer, je hebt ook te maken met bijvoorbeeld privé-eigenaren of Natuurmonumenten. De gemeente kan je helpen bij het inzichtelijk maken van de grondeigenaren in een gebied. De NTFU is ook bezig om alle eigenaren in beeld te krijgen.
Wat betreft het vergunningentraject… Albert, vertel eens, hoe zit dat?
- Bij Staatsbosbeheer vraag je geen vergunning aan. Staatsbosbeheer is eigenaar, maar de Provincie gaat over de wetgeving, natura 2000 gebied.
- Bij het bevoegd gezag (gemeente) moet een vergunning aangevraagd worden.
- De eigenaar (= Staatsbosbeheer) dient geïnformeerd te worden.
- Staatsbosbeheer beoordeelt vervolgens of het wel of niet kan, denkt mee in oplossingen etc.
- Hierna volgt een gebruikersovereenkomst tussen de organisator en Staatsbosbeheer.
En hoe zit dat met dingen ’s nachts organiseren?
Mountainbiken in de nacht mag wel in januari/februari. Verder gaat het om de intensiteit en hoe lang iets gebeurt. Dit is bepalend voor wat wel of niet kan.
Na deze informerende avond in een mooie ambiance ging iedereen huiswaarts!
Bent u er niet bij geweest en wilt u er volgende keer wel graag bij zijn? Blijf op de hoogte van onze kennisbijeenkomsten en ander relevant nieuws door je aan te melden voor de nieuwsbrief.